FAQ

Mesmo antes de utilizar sua reserva técnica ou outras alíneas de seu auxílio, siga os passos abaixo para se familiarizar com as telas do sistema GIP (gestão e prestação de contas).

1 - Procure não realizar o procedimento com pressa, pois cadastros incorretos demandarão ainda mais tempo e serão mais difíceis de serem corrigidos;

2 - Não se aflija com o encerramento do prazo para a entrega da prestação, pois há possibilidade de solicitar prorrogação no sistema SAGe (FAPESP);

3 - Acesse o sistema GIP;

4 - Para a realização da prestação de contas, há 2 menus importantes:

Projetos > Auxílios: Onde quase todas as abas deverão ser alimentadas (vide item 6) e

Projetos > Prestação de Contas: Esse menu deverá ser acessado somente depois de finalizados os lançamentos nas abas do menu “Auxílio”, pois será nesse momento que você apenas selecionará os pagamentos cadastrados no menu "Auxílio", que deverão ser enviados à FAPESP.

5 – Busque no GIP e atualize seu auxílio de acordo com as informações constantes no SAGe e no seu Termo de Outorga. Caso não localize o cadastro do auxílio, haverá necessidade de realizá-lo (raramente ocorre). Para tanto, basta seguir as orientações detalhadas descritas no manual, no FAQ e nos vídeos editados pelo EAIP.

6 – Preencha quase todas as abas do menu Projetos>Auxílios. As abas Auxílio, Alíneas, Agenda Prest Contas, Agenda Rel Cientif, Arquivos, E-mails Notificações devem ser preenchidas para todos os tipos de auxílio.

7 - Durante o período de desenvolvimento de seu projeto, sempre que houver liberações e pagamentos, lembre-se de fazer o upload dos comprovantes e cadastrar as informações no menu Projetos>Auxílios, abas: Reserva, Liberações, Pagamentos, Arquivos Anexados, Materiais (quando adquiridos, por exemplo, livros).

8 – Quando de fato for iniciar sua prestação de contas ou editar seu auxílio, tenhas em mãos os seguintes documentos para facilitar o procedimento:

• O Termo de Outorga (SAGe-FAPESP)

• Os Extratos de movimentação financeira (Agilis ou SIAFI)

• As Notas Fiscais e Recibos (pdf)

• Os Boletos e Quitações (pdf)

• Os 3 Orçamentos para o caso de despesas acima de 10 salários mínimos

• Os E-tickets e comprovantes de embarque

• Os Certificados de participação em eventos

• A Conversão do câmbio, quando necessário (https://www.bcb.gov.br/conversao)

9 – Se ainda restarem dúvidas, antes de escrever ao EAIP, consulte o material mencionado no item 5, principalmente o FAQ, pois grande parte delas já se encontram respondidas.

O acesso ao GIP é realizado por meio de seu número USP e senha única, no link.

Caso não consiga acessá-lo, envie uma mensagem ao EAIP (eaipfflch@usp.br) solicitando seu cadastro como bolsista ou orientador (informar N. USP). 

Primeiramente, há necessidade de gerar um número USP.
Para isso, basta enviar uma mensagem à Tesouraria da FFLCH (tesourariafflch@usp.br), solicitando seu cadastro como pessoa externa no sistema Mercúrio. Em seu e-mail, enviar os seguintes dados para a realização do cadastro:

  • Nome completo
  • Sexo
  • Data de Nascimento
  • Nome da Mãe
  • Nº do CPF
  • Nº do RG
  • Expedição
  • Nacionalidade
  • E-mail
  • Endereço residencial

Depois de criado o Nº USP, será necessário gerar a senha única em https://id.usp.br/primeiro-acesso

Na sequência, de posse do número USP e da senha única,  enviar mensagem para o EAIP (eaipfflch@usp.br) solicitando seu cadastro no GIP como bolsista (informar o N. USP).

Concluídas as etapas anteriores, o usuário externo conseguirá acessar o sistema GIP.

Sim, seu acesso aos sistemas USP permanecerá ativo até que seu certificado de conclusão seja emitido.

Tenha em mãos:

  • O Termo de Outorga (SAGe-FAPESP)
  • Os Extratos de movimentação financeira (Agilis ou SIAFI)
  • As Notas Fiscais e Recibos (pdf)
  • Os Boletos e Quitações (pdf)
  • Os 3 Orçamentos para o caso de despesas acima de 10 salários mínimos
  • Os E-tickets e comprovantes de embarque
  • Os Certificados de participação em eventos
  • A Conversão do câmbio, quando necessário (https://www.bcb.gov.br/conversao)

Muitos auxílios são carregados automaticamente pela FAPESP no GIP. Portanto, o primeiro passo será realizar uma busca no sistema antes de iniciar o preenchimento de um novo auxílio. Menus: Projetos > Auxílios - na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Caso localize o cadastro, clique uma vez em cima da linha que representa seu auxílio e, no rodapé, clique na opção “Alterar” e atualize as informações.

As informações cadastradas no auxílio devem ser idênticas àquelas disponibilizadas no Termo de Outorga emitido pela FAPESP.

Para inserir um auxílio você deve estar logado no sistema GIP. A seguir, acesse os menus Projetos > Auxílios, entre no auxílio desejado e clique na opção "Inserir auxílio" (canto superior esquerdo).

Para a inserção de um auxílio é necessário que o aluno esteja não apenas cadastrado no GIP mas vinculado à FFLCH. Caso na aba "Instituição" não conste nenhum vínculo, entre em contato com o Escritório de Apoio Institucional ao Pesquisador (eaipfflch@usp.br).

Assista ao vídeo para mais detalhes.

Logado no sistema GIP, clique nos Menus: Projetos > Auxílios, na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Caso localize o cadastro, clique uma vez em cima da linha que representa seu auxílio e, no rodapé, clique na opção “Alterar”.

Diversas abas serão habilitadas e há necessidade de realizar todos os lançamentos solicitados. Consulte o manual e/ou nossos vídeos explicativos para o preenchimento de cada aba.

Logado no sistema GIP, clique nos menus: Projetos > Auxílios, na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Ao localizar seu processo, clique 1 vez em cima da linha que representa seu auxílio e, no rodapé, clique na opção “Alterar”. Altere a vigência e clique em salvar. Caso o sistema apresente erro, faça upload do termo de outorga ou do aditivo na aba “Arquivos” e repita o procedimento de alteração.

Acesse os menus/abas indicadas abaixo para o GIP atualizar seus dados (status de relatórios e prestações de contas) com base no SAGe. 
- Menu Projetos>Auxílios, na aba "Buscar" digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Ao localizar o cadastro, clique duas vezes em cima da linha que representa seu auxílio. Acesse a Aba Auxílio > Clique no botão superior “Consultar SAGE/Atualizar dados”.

Caso o procedimento não funcione, provavelmente a quantidade de prestações/relatórios cadastrados no GIP está diferente de seu Termo de Outorga/Aditivo. Dessa forma, será preciso realizar tal alteração manualmente.

1 – Apesar da referida aba permitir o upload do relatório científico (gestão de seu projeto), o documento ainda deve ser obrigatoriamente anexado no SAGe/FAPESP.

2 – Para que o status dos relatórios no GIP acompanhem as informações do SAGe no que diz respeito aos documentos já entregues/apresentados, basta atualizar os dados de seu auxílio: Menu Projetos > Auxílios, na aba "Buscar" digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Ao localizar o cadastro, clique duas vezes em cima da linha que representa seu auxílio. Acesse a Aba Auxílio > Clique no botão superior “Consultar SAGE/Atualizar dados”.

Não. Como o número do auxílio é o mesmo, basta inserir os novos gastos nas abas reservas, liberações, pagamentos e anexos. Durante o cadastro do pagamento será possível informar quais lançamentos estão vinculados a uma prestação de contas específica (1, 2, 3 ...).

Assista ao vídeo para mais detalhes. 

Apenas algumas informações deverão ser lançadas no GIP. Para tanto, atualize o cadastro de seu auxílio no GIP (menu Projetos>Auxílios, aba Auxílio, botão Consultar SAGE/Atualizar dados). Em seguida, nas abas Agenda, verifique se estão corretas as datas das prestações de contas e dos relatórios científicos, quando já apresentados à FAPESP, devem estar com o status entregue/atendido. 

Por fim, no menu Projetos>Auxílios, aba Alínea, cadastre apenas o saldo remanescente da última prestações de contas. 

Assista ao vídeo para mais detalhes. 

É a divisão em grupos do montante concedido pela FAPESP.

O cadastro das alíneas no GIP deve acompanhar fielmente as informações constantes no Termo de Outorga.

Para alunos, bem como pesquisadores de pós-doutorado, geralmente, haverá apenas uma alínea: “reserva técnica”. Em muitos projetos ela poderá ser dividida de outras formas como: reserva técnica, material permanente, despesas de transporte entre outros

Nos menus Projetos > Auxílios (acesse seu auxílio) > Aba “Alíneas” > clique na opção “Inserir Alínea” (canto superior esquerdo).

Selecione o tipo de alínea com base na informação constante no termo de outorga e salve o cadastro.

Assista ao vídeo para mais detalhes.

Conforme orientação disponibilizada no site da FAPESP, item 12, b1, devem ser lançadas apenas as despesas realizadas com: a) Reserva Técnica; b) Despesas de Transporte e c) Seguro Viagem.

Não há necessidade de prestar contas dos recursos de Manutenção Mensal e Auxílio Instalação.

Contudo, como o GIP também é um sistema de gestão e o(a) pesquisador(a) pode querer manter o controle financeiro de seus recursos, caso prefira, poderá cadastrar a alínea Auxílio Instalação, porém, não enviar as despesas relacionadas a ela na prestação de contas (procedimento efetuado no menu Projetos > Prestação de Contas) ou mesmo não vincular reservas, liberações ou pagamentos a ela.

Não há necessidade de prestar contas dos recursos de Manutenção Mensal e Auxílio Instalação. Contudo, como o GIP também é um sistema de gestão e o(a) pesquisador(a) pode querer manter o controle financeiro de seus recursos, caso prefira, poderá cadastrar essas alíneas, porém, não enviar as despesas relacionadas à elas na prestação de contas (procedimento efetuado no menu Projetos > Prestação de Contas) ou mesmo não vincular as reservas, liberações ou pagamentos à elas.

Há duas formas:

  • Quando o valor estiver “liberado”, basta consultar o extrato do Agilis (processos que participo - movimentação financeira), pois o depósito da FAPESP será realizado sempre em reais.
  • Quando não houver liberação prévia, cuja intenção é solicitar o reembolso, a conversão pode ser realizada utilizando o conversor de moedas do Banco Central do Brasil (https://www.bcb.gov.br/conversao). Utilize como referência as datas de compra das passagens ou do vencimento da fatura do cartão.

Assista ao vídeo para mais detalhes.

Primeiramente, o valor integral do recurso deve estar cadastrado de acordo com a alínea mencionada no Termo de Outorga.

Em seguida, quando houver necessidade de distribuir esse montante entre outros pesquisadores e/ou períodos distintos, na aba alínea, clique no sinal “+” localizado na linha da alínea. Na sequência, dê um duplo clique na alínea que foi aberta para visualizar a aba de edição. Nessa tela será possível distribuir o montante tanto entre pesquisadores quanto em períodos.

Assista ao vídeo para mais detalhes.

A reserva é uma aba obrigatória do sistema, sem a qual não existe o lançamento de pagamentos, e representa o cadastro de bens/serviços que foram/serão adquiridos com os recursos da FAPESP ao longo do projeto. A coluna “reserva” é zerada quando o pagamento é efetivado.

É o registro de valores efetivamente liberados na FAPESP – Agilis para a realização de pagamentos. É possível cadastrar a data de efetivação dos pagamentos somente se houver liberações ou reembolsos (saldo bancário) previamente cadastrados no sistema.

Não. Uma única liberação pode ser rateada/utilizada em diversas reservas. Não há necessidade de serem “casadas”.

Não. Cada Reserva permite o cadastro de apenas um Fornecedor/Prestador de Serviços, porém, atendida essa exigência, é possível lançar diversos documentos fiscais e produtos/bens adquiridos.

Deve-se inserir o CNPJ/CPF de quem recebeu o recurso financeiro.

Não, para cada reserva deve se ter apenas um CNPJ/CPF.

O cadastro de liberações/reembolsos/complementos no GIP representa o saldo bancário do projeto. Não havendo recursos suficientes nesses lançamentos, o sistema não permitirá o cadastro da data de efetivação do pagamento (abas reservas > pagamentos).

Quando o(a) pesquisador(a) gasta mais do que foi liberado na FAPESP, com a data de efetivação do pagamento ainda em branco (o campo permite apagar essa informação), primeiramente, será necessário cadastrar uma solicitação de reembolso ou informar que os recursos foram complementados por outra fonte.

Para isso, basta acessar o menu: Projetos > Auxílios (entrar no auxílio) > Aba Alíneas (selecionar/iluminar a alínea desejando clicando 1x). Em seguida, clicar no ícone "Reemb/Complem/Retif" e incluir a solicitação. Para acompanhar o passo a passo do preenchimento, assista este vídeo.

Depois de realizar o procedimento acima, retorne à aba Reservas>Pagamentos e informe a data de efetivação do pagamento.

Não. A aba de liberações representa o saldo bancário de seu projeto, portanto, se não solicitou liberações, não deve realizar tal lançamento no GIP. Porém, para que consiga cadastrar a data de efetivação de um pagamento, primeiramente, deve cadastrar o reembolso no menu: Projetos > Auxílios, Aba: Alínea.

Assista ao vídeo 1 e 2 para mais detalhes.

A aba "Pagamento" poderá ser visualizada somente através” da aba "Reserva". Quando a "reserva" é acessada, automaticamente o sistema ativa as telas: 'liberações', 'pagamentos', 'arquivos anexos', 'materiais' e 'retificações'.

É possível cadastrar a data de efetivação dos pagamentos somente se houver liberações ou reembolsos (saldo bancário) previamente cadastrados no sistema.

1 - Além dos campos marcados como obrigatórios no GIP, a ausência de preenchimento dos campos: número do recibo, data e tipo (há 2 campos com essa informação) implicará em mensagem de erro durante o envio da prestação de contas.

2 - Mesmo tendo inserido apenas 1 comprovante de pagamento é necessário clicar na opção "trata-se do arquivo principal do pagamento", pois a geração do PDF com a prestação de contas também está vinculada à essa informação.

Neste caso, havendo autorização prévia da FAPESP, o GIP dispõe de modelo específico de recibo: Pagamento de diárias para terceiros. O beneficiário/ fornecedor/ prestador de serviços será a pessoa que está recebendo/usufruindo do recurso.

Assista ao vídeo para mais detalhes.

Na aba Pagamentos deve ser cadastrado o valor total do documento fiscal, incluindo o frete e o IOF. - Menu Projetos>Auxílios (localize e acesse seu processo) > Aba Reservas (insira ou acesse sua reserva) > Aba Pagamento

As despesas com frete e IOF devem ser rateadas entre os valores dos materiais. O próprio sistema perguntará se deseja realizar esse rateio e te auxilia com o procedimento.

Nas abas Reservas>Pagamentos, campo observação, o rateio também deverá ser informado.

Na aba Materiais deve ser cadastrado o valor real do produto/bem, sem a incidência de frete/IOF. Quando o usuário informar um valor inferior ao do documento fiscal, o GIP abrirá uma mensagem (pop up) perguntando sobre a necessidade de rateio daquele valor, basta responder sim, que automaticamente a diferença será lançada como frete/IOF.

- Menu Projetos>Auxílios (localize e acesse seu processo) > Aba Reservas (insira ou acesse sua reserva) > Aba Pagamento (insira os pagamentos) > Aba Materiais (detalhamento do preenchimento a seguir)

- Digite o nome inicial do bem/produto e o localize na relação sugerida pelo sistema;

- Insira a quantidade;

- No campo “Valor unitário do Material”, insira o valor sem o frete e o IOF;

- No campo “Número do documento”, selecione o documento fiscal que o representa;

- Preencha os demais campos, se couber;

- Selecione o campo “Será incorporado (receberá número de patrimônio ou número de tombo se for livro)?” quando houver a intenção de doar o produto/bem à FFLCH;

- Clique no botão “Adicionar”

Neste momento, se os valores dos campos “Valor unitário do Material” e “Número do documento” forem diferentes, uma mensagem (pop up) aparecerá perguntando se deseja realizar o rateio (considerar a diferença como frete e IOF), informe que sim.

O cadastro do bem no sistema Mercúrio deve ser solicitado ao e-mail financasfflch@usp.br.

Assista ao vídeo para mais detalhes.

Não, a FAPESP não exige que você insira item por item, uma vez que materiais de consumo não constam nas prestações de contas. Contudo, tal cadastro é importante para a gestão de seu projeto, pois permitirá que busque essa informação ao redigir seu relatório científico. Com relação à aquisição de materiais, na prestação de contas entrarão somente os bens permanentes e os bens de consumo direto.

Assista ao vídeo para mais detalhes.

Depois do preenchimento e pagamento da reserva, deve-se colocar seu status como "Finalizado".

Os documentos a serem anexados à prestação de contas podem variar de acordo com o tipo de despesa e a modalidade de apoio. As orientações sobre os documentos a serem enviados estão disponíveis nas “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas” e nas “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica”.

As normas são as mesmas para processos vinculados a qualquer Instituição, inclusive USP. Desta forma, não há diferença entre os documentos a serem apresentados no SAGe e no GIP.

Para saber mais sobre prestação de contas e recursos, assista o vídeo.

Como as telas mencionadas são relacionadas,  será possível corrigir as informações cadastradas retrocedendo às telas, iniciando a correção da última (pagamentos) para a primeira (alínea).

Assista ao vídeo para mais detalhes.

O reembolso deve ser realizado conforme solicitado pela FAPESP: https://fapesp.br/10820/devolucao-de-recursos

Caso o procedimento seja realizado depois de enviar a prestação de contas à FAPESP, não haverá necessidade de realizar nenhum lançamento no GIP.
Ao fazê-lo antes, além das orientações acima, precisará cadastrar esse lançamento no GIP: aba “liberação”, opção “registrar devolução (recolhimento)”. Previamente a esse registro, certifique-se de que os valores de seu auxílio (aba liberações ou coluna concedidos) já não foram atualizados automaticamente.

Caso o saldo restante da Alínea (coluna concedido) não tenha sido utilizado, não é necessário devolver esse montante para a FAPESP, pois se trata, apenas, de um saldo disponível para liberação. 

Quando liberado, o saldo deve ser integralmente devolvido ao realizar a prestação de contas do projeto, através da opção "Registrar Devolução (recolhimento)" na aba "Liberações".  Além disso, o reembolso deve ser realizado conforme solicitado pela FAPESP: https://fapesp.br/10820/devolucao-de-recursos

Não, o módulo de Patrimônio (doação) poderá ser utilizado apenas para equipamentos previamente cadastrados no GIP (aba reserva), cuja prestação de contas também tenha sido entregue via GIP.

Para as demais situações, o procedimento antigo/anterior deverá ser adotado.

O procedimento de envio das justificativas de uso de Reserva Técnica e Benefícios Complementares em Bolsas e Auxílios não mudou.

Os modelos de ambos os formulários estão disponíveis para download no SAGe, durante a elaboração do Relatório Científico, e também nas normas de cada modalidade de apoio.

Somente depois de preenchidas quase todas as abas/telas dos menus: Projetos > Auxílios será possível realizar a prestação de contas. Inicie consultando as perguntas abaixo para instrução de preenchimento:

  • Quais são as orientações em relação ao GIP para os novos bolsistas FAPESP?
  • Há necessidade de cadastrar/inserir os auxílios FAPESP no GIP?
  • Como editar um auxílio pré-cadastrado no sistema GIP pela FAPESP?

Depois de realizar todos os lançamentos nos menus Projetos > Auxílios, acesse os menus Projetos > Prestação de Contas. Para instruções, consulte o manual do bolsista, a partir da página 22, ou nossos vídeos explicativos.

Sim. A prestação de contas, via sistema GIP, é obrigatória mesmo quando não há reservas, liberações, reembolsos ou pagamentos a serem informados. Porém, primeiramente será preciso atualizar os dados do Auxílio, abas Alíneas, Agenda da Prestação de Contas, Agenda do Relatório Científico e E-mails Notificações. Menus: Projetos > Auxílios (buscar e acessar auxílio).

Depois de realizado o procedimento anterior, a Prestação de Contas deverá ser acessada: menus Projetos > Prestação de Contas, selecionar a PC clicando 2 vezes em cima da linha que a representa, acessar a aba "Detalhes da Prestação de Contas", clicar no botão "Gerar Declaração". Em seguida, selecionar a opção "Enviar à FAPESP". Caso o procedimento tenha sido realizado corretamente, o status da prestação de contas dessa tela mudará para "Recebido pela FAPESP".

Assista ao vídeo para saber mais

A prestação de contas deve ser realizada pelo aluno(a)/pesquisador(a) e submetida à FAPESP pelo responsável pelo processo, no caso de bolsas, pelo orientador(a)/supervisor(a).

Antes de iniciar os lançamentos financeiros, há necessidade de atualizar/cadastrar os dados de seu auxílio no GIP. Para tanto, sugerimos consultar as seguintes perguntas do FAQ:

- Quais são as orientações em relação ao GIP para os novos bolsistas FAPESP?

- Há necessidade de cadastrar/inserir os auxílios FAPESP no sistema GIP?

- Quais informações cadastrar/atualizar no auxílio?

- Como inserir um auxílio?

- Como editar um auxílio cadastrado no sistema GIP pela FAPESP?

Com relação às diárias, o GIP emitirá um recibo, que deverá ser assinado e anexado na aba “Arquivos Anexados”. Além disso, na mesma aba, há necessidade de fazer o upload do ticket de embarque, bem como do comprovante relacionado ao fato que motivou sua ida ao exterior (realização de pesquisa, participação em evento, entre outros).

Para realizar tais procedimentos, acesse os menus Projetos>Auxílios (buscar e acessar o auxílio), cadastre as informações solicitadas em cada aba: Reserva, Liberações, Pagamentos e Arquivos Anexados.

Somente depois de finalizados os passos acima, deverá acessar os menus Projetos>Prestação de Contas (localizar e acessar o auxílio) para a seleção dos pagamentos e envio dos comprovantes à FAPESP.

Para o envio da prestação de contas, acessar os menus Projetos > Prestação de Contas (localizar e acessar sua PC) > Botão "Conferir Prestação de Contas para envio à FAPESP/Consultar" > Aba "Consulta/Conferência/Envio".

O sistema demandará certo tempo para permitir a visualização da prestação pelo(a) orientador(a)/supervisor(a), mas quando estiver disponível, ele(a) será notificado(a) por mensagem automática.

A informação poderá ser confirmada no sistema GIP, menus: Projetos > Prestação de Contas. Busque sua PC e localize o item “Arquivo PDF da Prestação de Conta”, nele deverá constar a mensagem: “Enviado para a FAPESP”. Como dupla checagem, a entrega também poderá ser consultada na plataforma SAGe – FAPESP.

Não. Para Prestações de Contas enviadas eletronicamente, a documentação impressa não deverá ser enviada à FAPESP, exceto nos casos em que a apresentação de documentos originais tenha sido explicitamente solicitada pela Fundação, conforme previsto nas normas.

A FAPESP emite tal parecer por 2 motivos:

  • Há lançamentos realizados no sistema Agilis da FAPESP. Portanto, deverá excluí-los (pagamentos, liberações, devoluções etc.) antes de enviar a PC pelo sistema GIP
  • O número da prestação de contas parcial informado no sistema GIP está incorreto. Assim, deverá verificar no SAGe – FAPESP a quantidade de prestações de contas já entregues e cadastrar a sequência da numeração no GIP.

Quando o projeto/auxílio estiver totalmente finalizado, logado no sistema GIP, clique nos menus: Projetos>Auxílios, na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Ao localizar seu processo, clique 2 vezes em cima da linha que representa seu auxílio. Diversas abas serão habilitadas. Na aba “Auxílio”, localize o campo “Status do auxílio”, altere para “finalizado” e clique em salvar.

Desde 01/01/2022 é obrigatório o envio de todas as Prestações de Contas em formato eletrônico à FAPESP, via sistema GIP.

Nos casos de Prestações de Contas que tenham sido apresentadas em formato impresso até 31/12/2021, eventuais Complementos de Prestações de Contas solicitados pela FAPESP poderão ser apresentados também em formato impresso.

Em outras situações, as Prestações de Contas enviadas a partir de 01/01/2022 em formato impresso serão devolvidas aos outorgados, exceto nos casos em que a apresentação de documentos originais tenha sido explicitamente solicitada pela FAPESP, conforme previsto nas normas.

Não, apenas os complementos de prestação de contas podem ser enviados pelo sistema SAGe

Para saber se as Prestações de Contas eletrônicas de um processo devem ser enviadas via SAGe ou via GIP deve ser considerada a Instituição de vínculo do respectivo processo, constante em seu Termo de Outorga.

Sim. As prestações de contas extraordinárias devem ser apresentadas nos casos de aquisição de animais semoventes e veículos, quando é necessário prestar contas imediatamente após a aquisição.
Para estas prestações de contas, também é obrigatório o envio em formato eletrônico desde 01/01/2022.

Não. Para as prestações de contas elaboradas eletronicamente, o balancete é gerado pelo próprio sistema, após a inclusão das informações sobre as despesas realizadas.

Conforme item 5.3 das “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas” e das “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica”, os documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas enviadas à FAPESP devem ser mantidos sob a guarda e responsabilidade dos Outorgados em processos de Auxílios e Bolsas, ou da Beneficiária da Subvenção em processos de Subvenção Econômica, pelo período de 5 (cinco) anos após a emissão do correspondente título de quitação pela FAPESP.

No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termossensível, a FAPESP solicita que seja providenciada fotocópia do documento, a ser mantida junto com o original.

A apresentação dos documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas poderá ser solicitada pela FAPESP durante o período de guarda indicado, a seu exclusivo critério.

Como o EAIP-FFLCH está em fase de implantação e treinamento pela FAPESP, ainda não estamos gerenciando projetos, porém, os documentos necessários seriam:

  • Cópia do Termo de Outorga assinado;
  • Cópia do processo detalhado do Projeto emitido pela FAPESP;
  • Se temático, definição de valores recursos complementares;
  • Cronograma de Execução de Compras;
  • Dar a permissão de acesso ao projeto nos sistemas: Agilis e GIP para o EAIP

Sim. As permissões de acesso devem ser concedidas especificamente para cada uma das operações: elaborar solicitações de mudança, solicitar liberação de recursos, solicitar importações e prestar contas.