FAQ

O GIP é um sistema de gestão de projetos científicos e, nesse sentido, facilita a prestação de contas de bolsas e auxílios à pesquisa que recebem fomentos de agências externas à USP. Todos os projetos que recebem financiamento FAPESP e estão vinculados à USP devem ter sua prestação de contas efetuada pelo sistema GIP.

O acesso ao GIP é realizado por meio de seu número USP e senha única, no link.
Caso não consiga acessá-lo, envie uma mensagem ao EAIP (eaipfflch@usp.br) solicitando seu cadastro como bolsista ou orientador (informar número USP). 

Primeiramente, há necessidade de gerar um número USP.
Para isso, basta enviar uma mensagem ao EAIP (eaipfflch@usp.br) solicitando seu cadastro como pessoa externa no sistema Mercúrio e, como bolsista no GIP. Em seu e-mail, enviar os seguintes dados para a realização do cadastro:

• Nome completo
• Sexo
• Data de Nascimento
• Nome da Mãe
• Nº do CPF
• Nº do RG
• Expedição
• Nacionalidade
• E-mail
• Endereço residencial

Depois de criado o Nº USP, será necessário gerar a senha única em https://id.usp.br/primeiro-acesso
Concluídas as etapas anteriores, o usuário externo conseguirá acessar o sistema GIP.

Após efetuar seu login no sistema, utilize o Menu: Projetos > Auxílios - na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". O sistema exibirá todos os auxílios em seu nome. Clique duas vezes sobre o auxílio para abrir.
Importante: após abrir, verifique se os dados correspondem aos do SAGe, especialmente as abas “Alíneas” e “Agenda Prest. Contas”.

A maior parte dos auxílios são carregados automaticamente pela FAPESP no GIP. Portanto, o primeiro passo será realizar uma busca no sistema antes de iniciar o preenchimento de um novo auxílio. Menu: Projetos > Auxílios - na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar".
Importante: após abrir, verifique se os dados correspondem aos do SAGe, especialmente as abas “Alíneas” e “Agenda Prest. Contas”.

Se o seu auxílio não foi encontrado no GIP, entre em contato com o Escritório de Apoio Institucional ao Pesquisador (eaipfflch@usp.br) informando seu número USP e o número do processo na FAPESP.

Verifique se os dados correspondem aos do SAGe, especialmente as abas “Auxílio”, “Alíneas” e “Agenda Prest. Contas”. As informações sobre o auxílio cadastradas no GIP devem ser idênticas àquelas disponibilizadas no SAGe da FAPESP.
Para verificar, abra seu auxílio utilizando o menu: Projetos > Auxílios - na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Clique duas vezes sobre o auxílio para abrir. Na aba “Auxílio”, clique no botão “Consultar SAGe para posterior atualização de dados” para a sincronização, e em seguida proceda à conferência.

Abra seu auxílio utilizando o menu: Projetos > Auxílios - na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Clique duas vezes sobre o auxílio para abrir.
Na aba “Auxílio”, clique primeiro no botão “Consultar SAGe para posterior atualização de dados” para a sincronização. Após a atualização, verifique se os dados correspondem aos do SAGe, especialmente as abas “Auxílio”, “Alíneas” e “Agenda Prest. Contas”. 
Caso as informações não correspondam aos dados consultados no SAGe mesmo após a atualização, o(a) outorgado(a) poderá editar manualmente as informações de cada aba.

Sim, o acesso ao GIP continuará disponível de acordo com o seu vínculo com a USP. No caso de pesquisadores de pós-doutorado, o acesso aos sistemas USP permanecerá ativo até que ocorra a emissão do seu certificado de conclusão.

Todos os pesquisadores cujos processos FAPESP sejam vinculados à USP.

Para saber se as Prestações de Contas eletrônicas de um processo devem ser enviadas via SAGe ou via GIP deve ser considerada a Instituição de vínculo do respectivo processo, constante em seu Termo de Outorga.

O modelo simplificado foi desenvolvido para facilitar a prestação de contas para o pesquisador. Esse modelo atende a maior parte dos auxílios e bolsas, e é recomendado pelo EAIP para todos os bolsistas e todos os auxílios regulares (APR), inclusive quando houver Bolsas como Itens Orçamentários (BCOs).
O modelo completo é a primeira versão oferecida para a gestão de projetos pelo GIP, e deve ser utilizado quando há maior complexidade na alocação de recursos. É o caso, por exemplo, de projetos temáticos, em que mais de um pesquisador possui benefícios complementares atribuídos.

Não é possível alterar o modelo após o início da prestação de contas. Mas é possível escolher um modelo diferente na prestação de contas seguinte. Por exemplo: um bolsista que inicia a prestação de contas 1 no modelo completo terá que fazer o envio dessa prestação no modelo iniciado. Já a prestação de contas 2, no período seguinte, poderá ser feita no modelo simplificado.

O primeiro passo é se familiarizar com o sistema GIP assim que o projeto for iniciado e já verificar se os dados do projeto estão corretos. Ao longo do projeto, é muito importante sempre obter e guardar os comprovantes financeiros. Recomendamos que o(a) outorgado(a) mantenha um acompanhamento e registro de todas as suas movimentações, como uma planilha. E, quando chegar a hora de cadastrar liberações e despesas no GIP, tenha em mãos o Termo de Outorga atualizado (SAGe-FAPESP) e os comprovantes, que podem incluir:

• Os Extratos de movimentação financeira (SIAF ou extrato bancário)
• As Notas Fiscais e Recibos (pdf)
• Os Boletos e Quitações (pdf)
• Os 3 Orçamentos para o caso de despesas acima de 10 salários mínimos
• Os E-tickets e comprovantes de embarque
• Os Certificados de participação em eventos
• A Conversão do câmbio, quando necessário (https://www.bcb.gov.br/conversao)

A prestação de contas pode ser atualizada durante todo o período de execução. O EAIP recomenda que o(a) pesquisador(a) ou bolsista realize o cadastro no GIP cada vez que efetuar uma movimentação. Dessa forma, a prestação de contas poderá ser realizada sem pressa, e com menos chance de erros. 
Já o envio da prestação de contas deve seguir o cronograma estabelecido pela FAPESP, que o(a) outorgado(a) pode consultar no SAGe.

Sim. A Prestação de Contas eletrônica deve ser submetida à FAPESP pelo responsável pelo processo via GIP, conforme a agenda de Prestação de Contas estabelecida na outorga.
Quando não há reservas, liberações, reembolsos ou pagamentos a serem informados, a prestação de contas deverá informar que não houve utilização de recursos no período relacionado e não há despesas a serem reembolsadas pela FAPESP.

Na prestação de contas:

1. Acesse o sistema GIP com seu número USP e senha única e verifique os dados de seu projeto (menu: Projetos > Auxílios), que devem coincidir com as informações do SAGe da FAPESP. Se necessário, faça a atualização da agenda de Prestação de Contas antes de prosseguir.
2. Abra a prestação de contas do projeto (menu: Projetos > Prestação de Contas > Simplificada) e selecione a prestação referente ao período.
3. Certifique-se de que não há informações nos passos 1, 2 e 3.
4. No passo 4, clique no botão “Gerar documento PDF”. Será mostrada uma janela informando que a declaração será gerada, informando que não houve utilização de recursos, bastando clicar em “Sim” para prosseguir.
5. Há então um aviso para que, após a geração do PDF da declaração, se faça a conferência do seu conteúdo, antes de enviar à FAPESP. Clique no botão “OK”.
   1. Para auxílios de pesquisa, o(a) outorgado deve clicar no botão para o envio à FAPESP.
   2. Quando o auxílio trata-se de uma bolsa, o envio da PC não é feito diretamente pelo bolsista. Antes é preciso clicar no botão “Solicitar aprovação do outorgado/orientador”. O orientador irá então receber um e-mail de notificação para aprovar ou reprovar a PC, adicionando um texto de justificativa.

O campo “Trata-se do arquivo principal do pagamento” é uma opção que aparece na tela de envio de documentos comprobatórios para indicar o comprovante mais importante daquela despesa (por exemplo, a nota fiscal). Todas as despesas devem ter pelo menos um arquivo com essa opção selecionada, mesmo que tenha sido enviado apenas um anexo.

No cadastro de materiais permanentes, o sistema oferece uma ferramenta para procurar o tipo de material. Caso o bem não seja encontrado no  GIP, será necessário solicitar o cadastro do bem no sistema Mercúrio, escrevendo para o e-mail financasfflch@usp.br.
Obs.: Pode haver diferenças nos nomes de materiais informados pela FAPESP (no termo de outorga) e os materiais cadastrados no sistema. Por exemplo: no termo de outorga pode vir “laptop”, mas na busca o que aparece é “notebook”. Esses materiais são cadastrados fora do GIP no Sistema Mercúrio da USP, de modo que o GIP apenas consulta faz o vínculo com o material. 

Não. Para materiais de consumo, é necessário apenas cadastrar a despesa total da nota, sem discriminar item a item.

Não é necessário prestar contas da manutenção mensal.

A FAPESP disponibiliza modelos de recibo de diárias para o(a) outorgado(a) ou para terceiros: https://fapesp.br/normaspc
Também deve ser apresentado documento que comprove a realização da viagem no período citado (exemplos: comprovante das passagens utilizadas, certificado de participação em evento, comprovante de afastamento da Instituição, declaração da instituição visitada, ou outro documento, em que conste o período e o local do evento/visita).
Obs.: No caso da prestação de contas completa, deve ser indicada como beneficiário/ fornecedor/prestador de serviços a pessoa que está recebendo/usufruindo do recurso.

A prestação de contas no GIP é realizada em reais. Por isso, para despesas em moeda estrangeira será necessário apresentar a taxa de conversão da data da despesa.

• Se o pedido de liberação for feito em moeda estrangeira (liberação via Converse com a FAPESP), a própria FAPESP fará a conversão de valores, não sendo necessário anexar o comprovante da taxa de conversão cambial.
• Se o pedido de liberação for feito em moeda nacional (conversão feita pelo(a) outorgado(a)), será necessário anexar o comprovante da taxa de câmbio utilizada na conversão da despesa, como a fatura do cartão de crédito.
• Caso você não tenha comprovante da taxa de conversão, será adotada a conversão oficial do Banco Central do Brasil na data da despesa, que deve ser anexada na prestação de contas. A taxa deve ser consultada no site: https://www.bcb.gov.br/estabilidadefinanceira/historicocotacoes

Caso o saldo restante de uma Alínea (valor concedido) não tenha sido solicitado para liberação, não é necessário devolver esse montante para a FAPESP.
Já se o valor tiver sido liberado, o saldo deve ser integralmente devolvido ao realizar a prestação de contas.

Sim. As prestações de contas extraordinárias devem ser apresentadas nos casos de aquisição de animais semoventes e veículos, quando é necessário prestar contas imediatamente após a aquisição.

O GIP é utilizado apenas até a etapa de envio da Prestação de Contas. O acompanhamento sobre o andamento do processo e eventuais diligências deve ser feito pelo(a) outorgado(a) no SAGe da FAPESP.

Não. Desde 01/01/2022 é obrigatório que o envio de todas as Prestações de Contas de projetos FAPESP vinculados à USP seja feito em formato eletrônico, via sistema GIP.
Apenas os complementos solicitados pela FAPESP devem ser enviados pelo sistema SAGe.

Não. Desde 01/01/2022 é obrigatório que o envio de todas as Prestações de Contas de projetos FAPESP vinculados à USP seja feito em formato eletrônico, via sistema GIP.
Obs.: Excepcionalmente, a FAPESP pode solicitar a apresentação de documentos originais, conforme previsto nas normas.

A prestação de contas deverá ser realizada via sistema GIP, com os documentos devidamente digitalizados. No entanto, os documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas enviadas à FAPESP devem ser mantidos sob a guarda e responsabilidade dos Outorgados em processos de Auxílios e Bolsas, ou da Beneficiária da Subvenção em processos de Subvenção Econômica, pelo período de 5 (cinco) anos após a emissão do correspondente título de quitação pela FAPESP. (cf item 5.3 das “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Auxílios e Bolsas” e das “Normas para Uso de Recursos e Prestação de Contas de Subvenção Econômica”).
No caso de comprovantes de despesas emitidos em papel termossensível, a FAPESP solicita que seja providenciada fotocópia do documento, a ser mantida junto com o original.
A apresentação dos documentos originais referentes às Prestações de Contas eletrônicas poderá ser solicitada pela FAPESP durante o período de guarda indicado, a seu exclusivo critério.

Não. Para as prestações de contas elaboradas eletronicamente, o balancete é gerado pelo próprio sistema, após a inclusão das informações sobre as despesas realizadas.

Apesar de a aba “Agenda Relatório Científico” permitir o upload do relatório científico (gestão de seu projeto), o envio do documento deve ser feito obrigatoriamente no SAGe/FAPESP. A FAPESP não receberá arquivos de Relatório Científicos cadastrados no GIP.
Para que o status dos relatórios no GIP acompanhem as informações do SAGe no que diz respeito aos documentos já entregues/apresentados, basta atualizar os dados de seu auxílio: Menu Projetos > Auxílios, na aba "Buscar" digite seu Nº USP no campo “Outorgado” e clique no botão “Buscar”. Ao localizar o cadastro, clique duas vezes em cima da linha que representa seu auxílio. Acesse a Aba Auxílio > Clique no botão superior “Consultar SAGE/Atualizar dados”.

O procedimento de envio das justificativas de uso de Reserva Técnica e Benefícios Complementares em Bolsas e Auxílios não mudou.
Os modelos de ambos os formulários estão disponíveis para download no SAGe, durante a elaboração do Relatório Científico, e também nas normas de cada modalidade de apoio.

A prestação de contas da bolsa deve ser realizada pelo(a) bolsista. O(a) orientador(a) ou supervisor(a) deverá verificar a prestação de contas submetida pelo(a) bolsista no GIP e efetivar o envio à FAPESP.

Acesse o GIP com seu número USP e senha única, e acesse o menu: Projetos > Aprovar Prestação de Contas. Localize a prestação de contas e clique em “Avaliar PC”. Analise o material e clique em “Aprovar e Enviar para a FAPESP” (se estiver de acordo) ou “Reprovar” (preenchendo o campo de justificativa).

Primeiramente, verifique a justificativa para a reprovação e faça todos os ajustes necessários. Com a prestação de contas corrigida, o procedimento de envio é o mesmo da submissão original.

A informação poderá ser confirmada no sistema GIP, menus: Projetos > Prestação de Contas. Busque sua PC e localize o item “Arquivo PDF da Prestação de Conta”, nele deverá constar a mensagem: “Enviado para a FAPESP”. Como dupla checagem, a entrega também poderá ser consultada na plataforma SAGe – FAPESP.
Obs.: O(a) outorgado(a) deverá realizar o acompanhamento e responder a eventuais diligências pelo SAGe da FAPESP.

Não se aflija com o encerramento do prazo para a entrega da prestação, pois há possibilidade de solicitar prorrogação no sistema SAGe (FAPESP). Depois, atualize a agenda de prestação de contas no GIP e proceda à prestação de contas.

Quando o projeto/auxílio estiver totalmente finalizado, logado no sistema GIP, clique nos menus: Projetos>Auxílios, na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Ao localizar seu processo, clique 2 vezes em cima da linha que representa seu auxílio. Diversas abas serão habilitadas. Na aba “Auxílio”, localize o campo “Status do auxílio”, altere para “finalizado” e clique em salvar.

Entre em contato com o Escritório de Apoio Institucional ao Pesquisador - EAIP-FFLCH, informando sempre seu número USP e número do processo FAPESP. 

Antes de iniciar uma prestação de contas, sempre verifique se os dados no GIP correspondem aos do SAGe. Menu: Projetos > Auxílios - na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Clique duas vezes sobre o auxílio para abrir. Na aba “Auxílio”, clique no botão “Consultar SAGe para posterior atualização de dados” para a sincronização, e em seguida proceda à conferência, especialmente as abas “Auxílio”, “Alíneas” e “Agenda Prest. Contas”. As informações sobre o auxílio cadastradas no GIP devem ser idênticas àquelas disponibilizadas no SAGe da FAPESP.
Após a verificação e correção dos dados, acesse a prestação de contas utilizando o menu: Projetos > Prestação de Contas > Simplificada. A prestação de contas simplificada tem quatro passos:

1. Liberações e Devoluções Realizadas: Área para cadastro das movimentações de recursos efetuadas ao longo da bolsa.
2. Pagamentos Realizados: Área para cadastro dos pagamentos realizados no período, juntamente com a relação dos documentos comprobatórios das despesas.
3. Resumo: Exibe o resumo dos valores registrados nos passos 1 e 2, e calcula as alterações que podem ser necessárias.
4. Geração e Envio: Após a finalização dos três passos anteriores, é feita a geração do documento final em PDF, assim como seu envio.

Os Passos 1 e 2 podem ser editados pelo(a) outorgado(a) ao longo de todo o período compreendido pela prestação de contas. O Passo 3 é uma verificação feita pelo sistema para verificar erros e discrepâncias, e o Passo 4 deve ser executado somente quando a prestação de contas estiver concluída.

Alínea é a divisão em grupos do montante concedido pela FAPESP.
Em muitos projetos ela poderá ser dividida de outras formas como: reserva técnica, material permanente, despesas de transporte, entre outros. Para bolsas nacionais de alunos e pesquisadores de pós-doutorado, geralmente haverá apenas uma alínea: “reserva técnica”. O cadastro das alíneas no GIP deve acompanhar fielmente as informações constantes no Termo de Outorga.
Obs.: Desde julho de 2024, o GIP possui funcionalidades para remanejamento entre alíneas na própria Prestação de Contas Simplificada.

Criação de alíneas em reais para bolsas no exterior: é possível criar novas alíneas em reais referentes a alíneas existentes em moeda estrangeira. Para isso, utilize o Passo2 – Pagamentos Realizados e crie um pagamento indicando primeiro o valor e em seguida a alínea original em moeda estrangeira. O GIP irá orientar os passos para criação e remanejamento na sequência.

Criação de outros tipos de alíneas: nesses casos, deve ser feita na aba do Auxílio, e não na prestação de contas simplificada. No menu Projetos > Auxílios (acesse seu auxílio) > Aba “Alíneas” > clique na opção “Inserir Alínea” (canto superior esquerdo), selecione o tipo de alínea com base nas informações constantes no termo de outorga e salve o cadastro. 
Importante: o sistema GIP não permite a criação de alíneas sem nenhum recurso, para tanto, indique pelo menos o valor de 1 centavo. Caso necessário,  proceda ao remanejamento dos valores após a criação da alínea.

Liberação é o registro de valores efetivamente liberados na FAPESP, via sistema SIAF ou Converse com a FAPESP, para a realização de pagamentos. 
Na prestação de contas simplificada, as liberações são cadastradas no Passo 1, utilizando o botão “Incluir”. É necessário preencher os seguintes campos:

• Tipo: escolher “Liberação”
• Data: data da liberação conforme efetuada pela FAPESP (SIAF ou Converse com a FAPESP)
• Valor: valor da liberação, conforme efetuada pela FAPESP (SIAF ou Converse com a FAPESP)

Você pode consultar os dados da Liberação utilizando o sistema SIAF (auxílios) ou no seu extrato bancário (bolsas).

Na prestação de contas simplificada, os pagamentos são cadastrados no Passo 2. Tenha em mãos os comprovantes correspondentes à despesa, pois as informações deverão estar de acordo com o documento fiscal.
Será necessário preencher os seguintes campos:

• Alínea
• Tipo de Despesa
• Tipo de Documento Fiscal
• Data do Doc. Fiscal
• Número do Doc. Fiscal
• Valor

Não. No procedimento de prestação de contas, uma única liberação pode ser rateada/utilizada em diversos pagamentos. Não há necessidade de serem “casadas”.
Mas, para facilitar a administração dos recursos, a FAPESP recomenda que a liberação seja “casada” com o valor da despesa sempre que possível. 

No Passo 2 - Pagamentos, cadastre o valor total do documento fiscal, incluindo o frete e o IOF.

As despesas com frete e IOF devem ser rateadas manualmente entre os valores dos materiais. O rateio pode ser proporcional ao valor de cada item, ou pode ser feito por divisão simples (total de taxas dividido pelo total de itens). O importante é que a soma de todos os itens cadastrados seja igual ao valor total do documento fiscal.

A área para inclusão de documentos comprobatórios será exibida após o(a) usuário(a) salvar os dados do pagamento. Clique no botão “Incluir” para adicionar um documento. Recomendamos ter os comprovantes organizados antes de iniciar o cadastro da despesa.

Por orientação da FAPESP, notas fiscais referentes a materiais permanentes deveriam conter exclusivamente itens desta natureza.
Se ocorrer de o fornecedor emitir uma única nota fiscal da compra com materiais permanentes (ex: uma impressora) e materiais de consumo (ex: toner), será necessário cadastrar as liberações (Passo 1) e os pagamentos (Passo 2) separadamente, por alínea, mas enviar o documento fiscal uma única vez.

1. Acesse o sistema GIP > Projetos > Prestação de Contas > Simplificada.
2. Faça a inclusão de todas as liberações de recursos correspondentes a cada alínea (Passo 1).
3. Faça o cadastro do pagamento referente aos materiais permanentes (Passo 2), com todos os itens desta alínea que constem no documento fiscal. Faça também o envio do documento como anexo, e guarde o nome informado no campo “Número do Doc. Fiscal”.
4. Em seguida, faça o cadastro do pagamento (Passo 2) referente aos materiais de consumo que constem no mesmo documento fiscal. Informe o mesmo nome no campo “Número do Doc. Fiscal”. Obs.: Não é necessário enviar o documento fiscal novamente.

Lembre-se que a soma de todos os pagamentos referentes à mesma nota fiscal deve ser igual ao valor total do documento. Havendo IOF ou frete, será necessário fazer o rateio entre os itens.

Quando o(a) usuário(a) cria um pagamento da alínea “Material Permanente”, é ativada uma seção para inclusão de todos os materiais permanentes associados àquele pagamento. Utilize o botão “Incluir” e preencha os dados para cada material.

A doação de materiais permanentes ocorre somente na última prestação de contas do projeto, independentemente do período em que houve a aquisição e respectiva prestação de contas. A documentação poderá ser anexada no Passo 4 como um documento adicional à prestação de contas.
Para providenciar a documentação, o(a) outorgado(a) deverá seguir estes passos:

1. Faça a entrega do material no seu Departamento (equipamentos) ou biblioteca (livros) e solicite o Recibo de Entrega.
2. Apresente na Seção de Patrimônio da FFLCH pelo email patrimfflch@usp.br o documento fiscal da aquisição, o Recibo da Entrega, e o Termo de Doação preenchido e assinado (modelo disponível em https://fapesp.br/normaspc).

Primeiro, certifique-se de que todos os lançamentos (liberações e pagamentos) foram cadastrados. Concluídos os cadastros, verifique o Passo 3 - Resumo, que indica se há alguma inconsistência/diferença entre liberações e pagamentos. Pode ser necessário devolver (ver pergunta “Realizei liberações e não utilizei todo o recurso. Como devolver o valor para a FAPESP?”) ou cadastrar complementos de recursos (ver pergunta “Gastei mais do que liberei na FAPESP. Como devo proceder?”).

Na Prestação de Contas Simplificada, o Passo 3 – Resumo da prestação de contas simplificada do GIP totaliza as despesas de todas as alíneas e o total de recursos financeiros disponibilizados (somando liberações, reembolsos e complementos). Se ao final do cadastro de liberações e despesas o total de recursos disponibilizados for maior que o total de pagamentos efetuados, o outorgado deverá fazer a devolução do excedente para a FAPESP.
A devolução deve ser realizada conforme as instruções da FAPESP: https://fapesp.br/10820/devolucao-de-recursos

• Se a devolução for efetuada antes do envio da prestação de contas, será necessário cadastrar o lançamento na prestação de contas do GIP - menu: Projetos > Prestação de Contas > Simplificada. A devolução é incluída no Passo 1 - Liberações e Devoluções Realizadas. Para isso, clique no botão “Incluir” e informe o valor e a data da devolução.
• O(a) outorgado(a) pode optar por efetuar a devolução após o envio da prestação de contas. Nesse caso, deve ser informado no Passo 3 como será feita a devolução. A devolução deverá ser efetuada logo após o envio da prestação de contas.

Importante: A antecipação ou reembolso de recursos não é garantida, ficando a critério da FAPESP.

Caso 1: Esta é a última (ou única) prestação de contas deste projeto e não é possível fazer novas liberações

• Se a vigência do projeto já estiver encerrada, ou se o valor concedido estiver esgotado, será necessário cadastrar um complemento ou pedido de reembolso. Este passo é necessário porque só é possível enviar a PC quando o total de pagamentos é igual ao total de recursos (liberações, complementos e reembolsos).

1. No “Passo 3 - Resumo” da prestação de contas simplificada, preencha o campo Valor do reembolso (é feito o pedido, que poderá ou não ser autorizado pela FAPESP) ou Valor do complemento (em que não há pedido de reembolso para a FAPESP).
2. Em caso de Reembolso, preencha o campo de Justificativa e informe a alínea associada. Lembre-se de salvar os dados do Resumo sempre que editar este campo.
3. Após salvar os dados, verifique se o Passo 3 não apresenta mensagens de erro, ou faça os ajustes necessários se o GIP ainda acusar inconsistência.

Caso 2: O saldo da Reserva Técnica ou de Benefícios Complementares está esgotado para o período vigente, mas o projeto ainda não será encerrado

• É possível solicitar previamente à FAPESP a antecipação de recursos do período seguinte para o período vigente.

1. Envie uma solicitação por meio do sistema SAGe da FAPESP - Solicitações de Mudança, informando sobre a despesa que será executada e justificando a necessidade de antecipação do recurso. Lembre-se de enviar o pedido o quanto antes, pois a resposta da FAPESP não é imediata.
2. Se a solicitação for aprovada e o valor for disponibilizado, faça a liberação do recurso no SIAF.
3. Atualize os dados do projeto no GIP e proceda à prestação de contas desta despesa.

Caso 3: A despesa foi efetuada em período já encerrado, mas você não fez a liberação do recurso dentro daquela vigência (com ou sem saldo disponível)

• Deverá ser solicitada a liberação do recurso no período em andamento, mesmo que a despesa tenha ocorrido no período anterior.

1. Faça a liberação do recurso no SIAF.
2. Proceda à prestação de contas da despesa, dentro do mesmo período da liberação. A comprovação deverá ser feita da forma habitual, com o envio de todos os comprovantes.
   Obs.: Sugerimos que o(a) outorgado(a) informe a FAPESP sobre este caso, utilizando a ferramenta Converse com a FAPESP, e que inclua na prestação de contas a documentação deste contato e uma justificativa sobre o uso do recurso fora do prazo regular.

Com a prestação de contas finalizada, vá até o Passo 4 – Geração e envio e utilize o botão “Gerar documento PDF” para a emissão da prestação de contas. Dependendo do tráfego no sistema, a emissão pode demorar alguns minutos, ou algumas horas. Aguarde o recebimento de notificação por email.

• Bolsistas: Verifique o PDF gerado e, caso esteja tudo certo, faça o envio utilizando o botão “Solicitar aprovação do outorgado/orientador”.
  Importante: a prestação de contas somente será enviada à FAPESP após a aprovação no sistema GIP pelo orientador ou supervisor do projeto de pesquisa, que é notificado por email. Acompanhe o andamento em sistema e procure seu orientador ou supervisor, se necessário.
• Pesquisadores: Verifique o PDF gerado e, caso esteja tudo certo, faça o envio utilizando o botão “Enviar para a FAPESP”.

Lembre-se que o acompanhamento da prestação de contas e de eventuais diligências deverá ser feito pelo sistema SAGe da FAPESP.

Antes de iniciar uma prestação de contas, sempre verifique se os dados no GIP correspondem aos do SAGe. Menu: Projetos > Auxílios - na aba "Buscar", digite seu Nº USP no campo "Outorgado" e clique no botão "Buscar". Clique duas vezes sobre o auxílio para abrir. Na aba “Auxílio”, clique no botão “Consultar SAGe para posterior atualização de dados” para a sincronização, e em seguida proceda à conferência, especialmente as abas “Auxílio”, “Alíneas” e “Agenda Prest. Contas”. As informações sobre o auxílio cadastradas no GIP devem ser idênticas àquelas disponibilizadas no SAGe da FAPESP.
Após a verificação e correção dos dados, você pode começar a cadastrar as movimentações da prestação de contas. Para cada despesa efetuada, o(a) outorgado(a) deverá fazer os seguintes passos:

1. Liberações: cadastro dos recursos que foram liberados pela FAPESP após solicitação do(a) outorgado(a) via sistema SIAF ou Converse com a FAPESP
2. Reservas: cadastro de bens ou serviços contratados com os recursos da FAPESP. Dentro da reserva, são inseridos:
   1. Pagamentos: cadastro dos pagamentos efetivados com os recursos liberados
   2. Anexos: documentos comprobatórios das despesas
   3. Materiais: listagem dos itens adquiridos

Alínea é a divisão em grupos do montante concedido pela FAPESP.
Em muitos projetos ela poderá ser dividida de outras formas como: reserva técnica, material permanente, despesas de transporte, entre outros. Para bolsas nacionais de alunos e pesquisadores de pós-doutorado, geralmente haverá apenas uma alínea: “reserva técnica”. O cadastro das alíneas no GIP deve acompanhar fielmente as informações constantes no Termo de Outorga.
Para criar uma Alínea, acesse o menu Projetos > Auxílios (acesse seu auxílio) > Aba “Alíneas” > clique na opção “Inserir Alínea” (canto superior esquerdo) e selecione o tipo de alínea, com base nas informações constantes no termo de outorga e salve o cadastro. 
Importante: o sistema GIP não permite a criação de alíneas sem nenhum recurso, para tanto, indique pelo menos o valor de 1 centavo. Caso necessário,  proceda ao remanejamento após a criação da alínea.

Primeiramente, o valor integral do recurso deve estar cadastrado de acordo com a alínea mencionada no Termo de Outorga.
Em seguida, quando houver necessidade de distribuir esse montante entre outros pesquisadores e/ou períodos distintos, na aba alínea, clique no sinal “+” localizado na linha da alínea. Na sequência, dê um duplo clique na alínea que foi aberta para visualizar a aba de edição. Nessa tela será possível distribuir o montante tanto entre pesquisadores quanto em períodos.

Liberação é o registro de valores efetivamente liberados na FAPESP, via sistema SIAF ou Converse com a FAPESP, para a realização de pagamentos. Na prestação de contas completa do sistema GIP, será possível cadastrar a data de efetivação dos pagamentos somente se houver liberações ou reembolsos (saldo bancário) previamente cadastrados no sistema.
Na prestação de contas completa, as liberações são cadastradas na aba “Liberações”, utilizando o botão “Registrar Liberação”. É necessário preencher os seguintes campos:

• Data da Liberação: data da liberação conforme efetuada pela FAPESP (SIAF ou Converse com a FAPESP)
• Valor: valor da liberação, conforme efetuada pela FAPESP (SIAF ou Converse com a FAPESP)
• Você pode consultar os dados da Liberação utilizando o sistema SIAF (auxílios) ou no seu extrato bancário (bolsas).
• Parcial da PC: conforme o período compreendido em cada prestação de contas
• Referente à Reserva: não é necessário preencher

Não. A aba de liberações representa o saldo bancário de seu projeto, portanto, se não solicitou liberações, não deve realizar tal lançamento no GIP. Porém, para que consiga cadastrar a data de efetivação de um pagamento, primeiramente, deve cadastrar o reembolso no menu: Projetos > Auxílios, Aba: Alínea.

A reserva é uma aba obrigatória na prestação de contas completa, sem a qual não existe o lançamento de pagamentos. Ela representa o cadastro de bens/serviços que foram/serão adquiridos com os recursos da FAPESP ao longo do projeto. A coluna “reserva” é zerada quando o pagamento é efetivado.
Para cadastrar, abra a aba “Reservas” do auxílio e clique em “Inserir Reserva”. Será necessário preencher campos sobre a caracterização da despesa (alínea, núcleo, tipo, data), além de dados do fornecedor e do material.

Não. No procedimento de prestação de contas, uma única liberação pode ser rateada/utilizada em diversas reservas. Não há necessidade de serem “casadas”.
Mas, para facilitar a administração dos recursos, a FAPESP recomenda que a liberação seja “casada” com o valor da despesa sempre que possível. 

Não. Cada Reserva permite o cadastro de apenas um Fornecedor/Prestador de Serviços, porém, atendida essa exigência, é possível lançar diversos documentos fiscais e produtos/bens adquiridos.

Deve-se inserir o CNPJ/CPF de quem recebeu o recurso financeiro.

Não, para cada reserva deve se ter apenas um CNPJ/CPF.

Na prestação de contas completa, os pagamentos são cadastrados dentro da respectiva Reserva. Quando a “reserva” é acessada, automaticamente o sistema ativa as telas: “liberações”, “pagamentos”, “arquivos anexos”, “materiais” e “retificações’.
É possível cadastrar a data de efetivação dos pagamentos somente se houver liberações ou reembolsos (saldo bancário) previamente cadastrados no sistema. Quando for realizar o cadastro, tenha em mãos os comprovantes correspondentes à despesa, pois as informações deverão estar de acordo com o documento fiscal.

Na aba Pagamentos deve ser cadastrado o valor total do documento fiscal, incluindo o frete e o IOF. - Menu Projetos>Auxílios (localize e acesse seu processo) > Aba Reservas (insira ou acesse sua reserva) > Aba Pagamento

Na aba Materiais deve ser cadastrado o valor real do produto/bem, sem a incidência de frete/IOF. Quando o usuário informar um valor inferior ao do documento fiscal, o GIP abrirá uma mensagem (pop up) perguntando sobre a necessidade de rateio daquele valor, basta responder sim, que automaticamente a diferença será lançada como frete/IOF.

• Menu Projetos>Auxílios (localize e acesse seu processo) > Aba Reservas (insira ou acesse sua reserva) > Aba Pagamento (insira os pagamentos) > Aba Materiais (detalhamento do preenchimento a seguir)
• Digite o nome inicial do bem/produto e o localize na relação sugerida pelo sistema;
• Insira a quantidade;
• No campo “Valor unitário do Material”, insira o valor sem o frete e o IOF;
• No campo “Número do documento”, selecione o documento fiscal que o representa;
• Preencha os demais campos, se couber;
• Selecione o campo “Será incorporado (receberá número de patrimônio ou número de tombo se for livro)?” quando houver a intenção de doar o produto/bem à FFLCH;
• Clique no botão “Adicionar”
• Neste momento, se os valores dos campos “Valor unitário do Material” e “Número do documento” forem diferentes, uma mensagem (pop up) aparecerá perguntando se deseja realizar o rateio (considerar a diferença como frete e IOF), informe que sim.

Na prestação de contas completa, os comprovantes de pagamentos são cadastrados dentro da respectiva Reserva. Quando a “reserva” é acessada, automaticamente o sistema ativa as telas: “liberações”, “pagamentos”, “arquivos anexos”, “materiais” e “retificações”.
 Recomendamos ter os comprovantes organizados antes de iniciar o cadastro da despesa.

Por orientação da FAPESP, notas fiscais referentes a materiais permanentes deveriam conter exclusivamente itens desta natureza.
Se ocorrer de o fornecedor emitir uma única nota fiscal da compra com materiais permanentes (ex: uma impressora) e materiais de consumo (ex: toner), será necessário cadastrar as liberações e reservas separadamente, por alínea. 
O arquivo do documento fiscal deverá ser enviado somente na primeira reserva. Depois, lembre-se de marcar no registro de pagamento a opção “Utiliza doc. fiscal de outro pagamento”, indicado o mesmo documento fiscal.
Lembre-se que a soma de todos os pagamentos referentes à mesma nota fiscal deve ser igual ao valor total do documento. Havendo IOF ou frete, será necessário fazer o rateio entre os itens.

Dentro de uma Reserva, os materiais permanentes devem ser cadastrados na aba “Materiais (consumo ou permanentes não outorgados) ou na aba “Materiais (permanentes outorgados)”, conforme o despacho da FAPESP.
O sistema fará a comparação do valor do pagamento e dos materiais para verificar inconsistências.

Depois do preenchimento e pagamento da reserva, deve-se colocar seu status como "Finalizado".

Como as telas mencionadas são relacionadas,  será possível corrigir as informações cadastradas retrocedendo às telas, iniciando a correção sempre na ordem: da última cadastrada (pagamentos) para a primeira (alínea) operação.

A doação de materiais permanentes ocorre somente na última prestação de contas do projeto, independentemente do período em que houve a aquisição e respectiva prestação de contas. A documentação poderá ser anexada na aba “Arquivos”.
Para providenciar a documentação, o(a) outorgado(a) deverá seguir estes passos:

1. Faça a entrega do material no seu Departamento (equipamentos) ou biblioteca (livros) e solicite o Recibo de Entrega.
2. Apresente na Seção de Patrimônio da FFLCH pelo email patrimfflch@usp.br o documento fiscal da aquisição, o Recibo da Entrega, e o Termo de Doação preenchido e assinado (modelo disponível em https://fapesp.br/normaspc).

A devolução deve ser realizada conforme as instruções da FAPESP: https://fapesp.br/10820/devolucao-de-recursos

• Se a devolução for efetuada antes do envio da prestação de contas, será necessário cadastrar o lançamento na prestação de contas do GIP: aba “liberação”, opção “registrar devolução (recolhimento)”. Previamente a esse registro, certifique-se de que os valores de seu auxílio (aba liberações ou coluna concedidos) já não foram atualizados automaticamente.
• O(a) outorgado(a) pode optar por efetuar a devolução após o envio da prestação de contas. Nesse caso, será necessário registrar o tipo de devolução na tela de envio (“Detalhes da Prest Contas”). A devolução deverá ser efetuada logo após o envio da prestação de contas.

Importante: A antecipação ou reembolso de recursos não é garantida, ficando a critério da FAPESP.

Caso 1: Esta é a última (ou única) prestação de contas deste projeto e não é possível fazer novas liberações

• Se a vigência do projeto já estiver encerrada, ou se o valor concedido estiver esgotado, será necessário cadastrar um complemento ou pedido de reembolso. Este passo é necessário porque só é possível cadastrar a data de efetivação do pagamento (abas Reservas > Pagamentos) no GIP quando há saldo suficiente na alínea.
• Caso você já tenha cadastrado o pagamento, deixe a data de efetivação do pagamento ainda em branco (o campo permite apagar essa informação) e preencha este campo somente após efetuar os passos 1, 2 e 3 abaixo.

1. Acesse o Sistema GIP > Projetos > Auxílios. Localize o seu projeto, utilizando seu número USP na busca, e abra clicando duas vezes sobre a linha.
2. Abra a aba Alíneas e selecione a alínea da despesa. Clique no botão “Reemb/Complem/Retif” (menu horizontal inferior).
3. Clique em “Incluir Reembolso/Complemento e preencha os dados, informando se o cadastro se trata de um reembolso (que poderá ou não ser autorizado pela FAPESP) ou complementação com recursos de outras fontes (não será reembolsado pela FAPESP).
4. Proceda ao cadastro da liberação, de modo que haja saldo suficiente na alínea. Em seguida, cadastre a despesa (ou complete o campo de data de pagamento na despesa já lançada anteriormente).

Caso 2: O saldo da Reserva Técnica ou de Benefícios Complementares está esgotado para o período vigente, mas o projeto ainda não será encerrado

• É possível solicitar previamente à FAPESP a antecipação de recursos do período seguinte para o período vigente.

1. Envie uma solicitação por meio do sistema SAGe da FAPESP - Solicitações de Mudança, informando sobre a despesa que será executada e justificando a necessidade de antecipação do recurso. Lembre-se de enviar o pedido o quanto antes, pois a resposta da FAPESP não é imediata.
2. Se a solicitação for aprovada e o valor for disponibilizado, faça a liberação do recurso no SIAF.
3. Atualize os dados do projeto no GIP e proceda à prestação de contas desta despesa.

Caso 3: A despesa foi efetuada em período já encerrado, mas você não fez a liberação do recurso dentro daquela vigência (com ou sem saldo disponível)

• Deverá ser solicitada a liberação do recurso no período em andamento, mesmo que a despesa tenha ocorrido no período anterior.

1. Faça a liberação do recurso no SIAF.
2. Proceda à prestação de contas da despesa, dentro do mesmo período da liberação. A comprovação deverá ser feita da forma habitual, com o envio de todos os comprovantes.
   Obs.: Sugerimos que o(a) outorgado(a) informe a FAPESP sobre este caso, utilizando a ferramenta Converse com a FAPESP, e que inclua na prestação de contas a documentação deste contato e uma justificativa sobre o uso do recurso fora do prazo regular.

Após o cadastro de todas as operações, abra sua prestação de contas no menu: Projetos > Prestação de Contas > Completa. Na aba “Detalhes da Prest Contas”, faça a inclusão de todos os pagamentos do período compreendido que você cadastrou. Verifique se o total de valores liberados coincide com o total de pagamentos efetuados. Corrija as movimentações, se encontrar inconsistências, ou cadastre a devolução de recursos. Se tudo estiver correto, clique em "Arquivo PDF da Prestação de Conta: Gerar". 
Dependendo do tráfego no sistema, a emissão pode demorar alguns minutos, ou algumas horas. Aguarde o recebimento de notificação por email.

• Bolsistas: Verifique o PDF gerado e, caso esteja tudo certo,  submeta a prestação de contas para autorização do Orientador pelo GIP.
• Importante: a prestação de contas somente será enviada à FAPESP após a aprovação no sistema GIP pelo orientador ou supervisor do projeto de pesquisa, que é notificado por email. Acompanhe o andamento em sistema e procure seu orientador ou supervisor, se necessário.
• Pesquisadores: Verifique o PDF gerado e, caso esteja tudo certo, faça o envio pelo GIP.

Lembre-se que o acompanhamento da prestação de contas e de eventuais diligências deverá ser feito pelo sistema SAGe da FAPESP.

Para projetos temáticos da FAPESP sediados na FFLCH, o EAIP oferece completo suporte na gestão financeira.
Para projetos regulares e bolsistas, o EAIP realiza atendimento a dúvidas presencial e a distância.

Para projetos que serão gerenciados pelo EAIP, é necessário enviar:

• Cópia do Termo de Outorga assinado;
• Cópia do Despacho (detalhado) emitido pela FAPESP;
• Dar a permissão de acesso ao projeto nos sistemas: SAGe (Liberação de Recursos e Solicitação de Mudança) e GIP 

Sim. As permissões de acesso devem ser concedidas especificamente para cada uma das operações: elaborar solicitações de mudança, solicitar liberação de recursos (SAGE) e prestar contas (GIP).

Estas são sugestões para as perguntas 1.a e 1.b, que podem ser adaptadas ao projeto em questão.

1.a) A Instituição Sede oferece serviços técnicos ou pessoal técnico de apoio ao projeto de pesquisa proposto? Em caso afirmativo, por favor, detalhe.

Sim. A Instituição Sede possui equipamentos, laboratórios e biblioteca especializados.

1.b) A Instituição Sede oferece serviços de administração e gestão de projetos (incluindo contabilidade, prestação de contas, compras, importações, preparação de propostas de financiamento, agendamento de reuniões, acompanhamento, supervisão de equipamentos, contatos com visitantes, representação em eventos etc.)? Em caso afirmativo, por favor, detalhe.

Sim. A FFLCH/USP possui a equipe do Escritório de Apoio Institucional ao Pesquisador (EAIP-FFLCH) que, além de facilitar o trâmite de documentação entre pesquisador e a FAPESP, está apta para orientar e auxiliar os pesquisadores nas questões relativas à utilização dos recursos, compras e prestação de contas. 
Também conta com a Seção Técnica de Informática e a Assistência Administrativa, que atendem a demandas relacionadas aos projetos e serviços afins da Unidade.

As perguntas 2.a, 2.b e 2.c são específicas ao projeto. No caso de Bolsas, não é costumeiro haver a necessidade de infraestrutura adicional. Se o projeto demandar infraestrutura adicional em qualquer uma das modalidades (pessoal, instalações ou serviços), verifique antecipadamente com seu Departamento antes de submeter o formulário para assinatura.

Projetos de pesquisa e bolsas sediados na FFLCH devem indicar como dirigente o Diretor da faculdade. Para obter a assinatura, encaminhe para o email da Diretoria - fflch@usp.br:

• o formulário "Manifestação do Dirigente da Instituição Sede", já preenchido com os dados do projeto
• o Anexo II - "Informação aprovada pela Instituição Sede sobre a infraestrutura institucional" preenchido e assinado* pelo(a) pesquisador(a) responsável e/ou orientador(a)/supervisor(a)

*A assinatura pode ser feita utilizando serviços digitais como o gov.br ou o USP Assina.

O documento citado é exigido pela FAPESP na submissão de projetos de pesquisa, e relaciona os equipamentos existentes na instituição) que tiveram valores de compra iguais ou superiores a 20 mil dólares. Ele é atualizado periodicamente no site do EAIP-FFLCH: https://eaip.fflch.usp.br/formulario-de-manifestacao-do-dirigente-e-des…